Požadavky na etické chování firem a jejich zaměstnanců ze strany zákazníků, obchodních partnerů i společenského prostředí dlouhodobě rostou. S nimi se zvyšuje i význam etického kodexu organizace.
Hlavním důvodem k vytvoření etického kodexu je jasně stanovit principy a pravidla etického jednání zaměstnanců, ať již navenek nebo vůči sobě navzájem. Význam etického kodexu tak zdaleka není jen vnější. Dodržování principů etického chování činí práci v jakékoli organizaci příjemnější, a tím i produktivnější.
Subjektům doporučuji zvolit ten styl, který více souvisí s jejich koncepcí a firemní politikou. Přeci jenom je mezi Skandinávským a Americkým modelem znatelný rozdíl. Já osobně více preferuji ten Skandinávský model, který klade důraz na prodiskutování a sestavení podnikového kodexu za přítomnosti všech zaměstnanců a dává možnost všem se k němu vyjádřit. V případě druhého typu, kodexy vytváří top management nebo vlastníci podniku. Avšak podle svého uvážení, bez ohledu na názory ostatních zaměstnanců. Tento typ nazýváme jako Americký model.
Zároveň je nutné si předem stanovit jaký cíl od kodexu očekáváme. Za jakým účelem jej vytváříme. Na tomto základě můžeme vybrat ze tří typů:
Mezi nejčastější, které tvořím patří tzv. aspirační, kde jsou stanoveny zásady a hodnoty. V některých případech prolínáme s regulačními, abychom měli v Kodexu popsané principy i procesy. Mohli bychom hovořit o souboru podrobně rozepsaných pravidel. Jako velmi osvědčený postup se mi potvrdil, když tyto kodexy představuje Externista. Lidé mu daleko více naslouchají a vedení může eventuální dotazy zodpovídat k efektivní interakci celého týmu.
Existuje i tzv. výchovný typ, který se soustředí na metody řešení etických problémů a normativní ustanovení. Nejsem tohoto typu takovým příznivcem a není po něm téměř žádná poptávka.
Kodexy chování definují základní zásady, postupy, ale také požadavky na zpracování osobních údajů v konkrétním odvětví.
Z toho vyplývá, že Kodexy také připravujeme v souladu s Nařízením 2016/679 o ochraně osobních údajů. Mohou tak být užitečným a účinným nástrojem odpovědnosti, který poskytuje podrobný popis toho, co je nejvíce vhodný právní a etický soubor chování určitého odvětví. Z hlediska ochrany údajů mohou proto kodexy fungovat jako soubor pravidel pro správce a zpracovatele, kteří koncipují a provádějí činnosti zpracování údajů v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, jež dávají praktický provozní smysl zásadám ochrany údajů stanoveným v evropském a vnitrostátním právu.
Shrnutí kroků k zavedení etického kodexu v podniku
- Podpora a schválení kodexu statutárními orgány.
- Zapojení – kodex etiky se musí stát součástí strategických dokumentů firmy a měl by také ovlivňovat řízení a správu organizace.
- Uvedení do praxe – kodex by měl být vydán ve srozumitelné formě, v přenosné podobě a měl by ho obdržet každý zaměstnanec, který svým podpisem stvrdí, že je obeznámen. Nežli ho však obdrží, je vhodné, aby byl tento kodex prakticky představen – ze zkušenosti se mi osvědčilo, že Externista zde velmi pomůže.
- Reakce týmu – každému by měla být poskytnuta možnost odezvy, tedy možnost reakce na obsah kodexu již v průběhu setkání. Velmi často se setkávám s tím, že lidé podepsali „nějaké směrnice“ a stejně nefungují. Ano, protože nebyly představeny. Věnujte svému týmu čas, porozumění, naslouchání a vzájemné interakce. Jedině tak dosáhnete kýžených výsledků.
- Ujištění – vedení organizace a manažeři musí zaměstnance ujistit, že kodex bude uplatněn v celé společnosti, tedy od zaměstnanců až po manažery.
- Kontrakty/ smlouvy – všechny smlouvy by měly obsahovat doložku o kodexu, zejména v těch případech, kdy je kodex možné využít.
- Vynutitelnost – především zaměstnanci si musí být vědomi důsledků porušení kodexu, součástí kodexu jsou většinou i sankce za porušení jednotlivých ustanovení.
- Pravidelná kontrola – na základě praktických zkušeností je potřeba kodex etiky pravidelně upgradovat. Mohou zde vyvstat připomínky, náměty či podněty, a tak jich využijte.
- Školení a výcvik – provádí se pravidelně podle míry odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců. A pokud by jakkoli nefungovalo, proveďte recontracty. Nejen procesů, ale i lidského zdroje.
- Informujte o Vašem kodexu ostatní. Zpravidla bývá umístěn na webových stránkách organizace a poskytnut všem důležitým skupinám participujícím na podnikání, zejména investorům, dodavatelům a věřitelům. A jak již bylo výše zmíněno, informujete ostatní, že jste v souladu s Nařízením o ochraně osobních údajů.
- Nezapomeňte věnovat stručnou pozornost i využití etického kodexu v praxi organizace, kterou je vhodné si ve Vámi určeném období připomenout.
Váš úsměv je Vaše logo,
Vaše osobnost je Vaší vizitkou,
a to, jak se lidé cítí po setkání s Vámi,
je Vaše obchodní značka.
Děkuji za pozornost.
